STRATEGI BISNIS EVENT PLANNER

Bagaimana cara membuat sebuah acara/event ? ini yang sering kali jadi pertanyaan. Dalam kesempatan kali ini, Saya akan berbagi pengalaman bagaimana langkah awal membuat sebuah acara / event. Pasti semua sudah pernah menjumpai sebuah gelaran acara / event kan ? dan muncul pertanyaan, gimana cara buatnya ya ? Oke, mari kita bahas.

Ada 3 Tahapan awal membuat sebuah acara / event yaitu :

1. Tahap Persiapan
2. Tahap Pelaksanaan
3. Tahap Pasca Pelaksanaan

Tahap Persiapan

Ini adalah tahapan awal dalam membuat acara / event, dalam tahap ini membutuhkan waktu kurang lebih 3 bulan untuk membuat rencana dan konsepnya sebelum hari H ( Pelaksanaan ). Dalam rencana pembuatan konsep acara kita harus kritis dengan trend yang sedang terjadi di sekitar kita, nasional dan International. Kita harus berani melakukan experimen dalam pembuatan sebuah konsep, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah dibayangkan orang sehingga membuat orang selalu terkenang. Berikut Tahapannya :

1. Pembentukan Team Inti

          Team inti ini terdiri dari Project Officer (Ketua Pelaksana), Team Acara & Sekretaris.

2. Brain Storming

         Brain Storming diperlukan untuk memunculkan ide kreatif dan konsep yang akan di wujudkan
         dalam  sebuah event, hal ini dilakukan oleh team inti.

3. Survey Lapangan

         Pemilihan gedung / venue untuk mencari informasi secara detil.
         (Letak mudah di kunjungi, Kapasitas,  Fasilitas dan Harga )

4. Menggali sedalam mungkin potensi Kota tersebut ,seperti :

• Jumlah Kampus, SMA, SMP, SD dan TK
• Hari libur atau tanggal merah secara akademik
• Ulang Tahun Kota itu
• Event apa aja yang pernah diadakan di Kota itu
• Jumlah Pusat Perbelanjaan, Mall, Bioskop dan Tempat Hiburan lainnya
• Mata Pencaharian Rata-rata penduduk di Kota tersebut
• Dan lain-lain yang berhubungan pada penyelenggaraan event

5. Pembuatan Proposal

Dalam menyusun sebuah proposal harus memiliki ide-ide baru dalam penyelenggaran event yang baru di buat untuk pertama kali maupun untuk event yang sudah ada. Pembahasan cara pembuatan proposal lengkap dengan anggaran akan dibahas pada artikel selanjutnya.

Isi proposal secara umum sesuai Term Of Reference (TOR)

• Maksud dan tujuan Event (konsep)
• Jenis Event ( Untuk komersial atau non komersial )
• Tempat, Tanggal pelaksanaan Event
• Organizer
• Supporting Organizer
• Sasaran Peserta / Tenant
• Sasaran Pengunjung
• Acara Pendukung
• Program Promosi
• Perkiraan Anggaran Biaya
• Dibuat formal ukuran A4 ( 210cm x 297mm ) dan dicetak manual dilengkapi sampul berwarna dan jilid manual

6. Melakukan penjajakan terhadap perusahaan atau instansi yang akan di jadikan sponsorship

Hal yang harus di perhatikan bila negosiasi dengan perusahaan atau instansi , menekankan bahwa event tersebut adalah event social, bertujuan meningkatkan kreatifitas muda, dan sebagainya.